Menyusun kembali format dokumen pengolah kata

Salah satu kegiatan mengelola informasi digital adalah menulis/membuat/ menyusun naskah digital menggunakan aplikasi pengolah kata. Pada buku ini, digunakan perangkat lunak Microsoft Word 2013.

  1. Page Layout
    Untuk mengatur tata letak dokumen, hal pertama yang perlu diketahui adalah orientasi halaman vertikal (portrait) atau horisontal (landscape). Mengatur orientasi halaman dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.
    a. Pilih tab PAGE LAYOUT .
    b. Klik Orientation.
    c. Pilih Portrait atau Landscape untuk mengubah orientasi halaman.
    Selain pengaturan orientasi, juga perlu mengetahui ukuran kertas yang akan digunakan untuk mencetak dokumen tersebut. Standar ukuran kertas adalah sebagai berikut.

Standar ukuran kertas adalah sebagai berikut.

Pada saat ini, ukuran yang digunakan sebagai ukuran standar adalah A4. Oleh karena itu, Microsoft Word menyediakan A4 sebagai ukuran baku. Apabila ingin mengganti ukuran kertas, lakukan cara sebagai berikut.
(1) Pilih tab PAGE LAYOUT .
(2) Klik Size.
(3) Pilih ukuran kertas yang dikehendaki.
Setelah memahami berbagai jenis ukuran kertas untuk pengaturan tata letak dokumen, perlu diperhatikan berbagai patokan, antara lain ukuran margin (tepi, batas) atas/bawah/kiri/kanan, jenis dan ukuran font, spasi
antarbaris, dan indentasi. Berbagai margin standar dapat dilihat seperti tertera di bawah ini.

  1. Font
    Fitur untuk pengaturan font dalam perangkat lunak pengolah kata dikelompokkan jadi satu dalam kelompok font. Kelompok tersebut memiliki berbagai pilihan untuk pemformatan font pada suatu teks dokumen, misalnya mengatur jenis font, ukuran font, atau warna.

Untuk mengubah font seperti tampilan di atas, dapat diatur dengan menggunakan cara sebagai berikut.

a. Pilih teks yang akan diubah dengan cara blok teks Simulasi Digital.

b. Di tab Home, kelompok Font, pilih salah satu format yang diinginkan, yaitu seperti berikut.

(1) Untuk mendapatkan jenis font menjadi Lucida Handwriting, klik panah ke bawah pada jenis Font, pilih font yang diinginkan.

(2) Untuk mengubah ukuran font menjadi 14, klik panah ke bawah pada Font Size, pilih ukuran yang diinginkan.

(3) Untuk menaikkan satu tingkat font dari sebelumnya (ukuran 10), klik Increase Font Size, dengan shortcut CTRL + Shift + >. Font akan naik satu tingkat dari font sebelumnya. Jika ingin menurunkan satu tingkat, klik Decrease Font Size di sebelah kanannya, shortcut CTRL + SHIFT + <.

(4) Untuk memberi warna font menjadi merah, klik Font Color dan pilih warna yang diinginkan.

(5) Untuk memberi warna latar belakang kuning, klik Text Highlight Color pilih warna yang diinginkan.

(6) Untuk menebalkan font, klik Bold atau dengan menekan tombol (CTRL + B).
(7) Untuk memiringkan font, klik Italic atau dengan menekan tombol (CTRL + I).
(8) Untuk menggarisbawahi font, klik Underline atau dengan menekan tombol (CTRL + U).

(9) Untuk mengubah font menjadi semua kapital (All Caps), klik Change Case. Akan muncul drop down menu. Klik perubahan yang diinginkan. Atau, tekan tombol SHIFT + F3 berkali-kali hingga muncul perubahan yang diinginkan.

  1. Paragraf
    Paragraf merupakan bagian bab dalam suatu karangan yang biasanya mengandung satu ide pokok dan penulisannya dimulai dengan garis baru.

Untuk memformat paragraf seperti di atas, gunakan langkah sebagai berikut.
a. Pilih paragraf yang akan diubah format paragrafnya.
b. Klik salah satu jenis paragraf yang diinginkan, yaitu:
(1) Justify, digunakan untuk memformat paragraf rata kanan dan rata kiri. Melalui klik ikon , atau menggunakan shotcut CTRL + J.
(2) Align Left, digunakan untuk memformat paragraf rata kiri. Melalui klik ikon , atau menggunakan shortcut CTRL + L.
(3) Center, digunakan untuk memformat paragraf rata tengah. Melalui klik ikon , atau menggunakan shorcut CTRL + E.
(4) Align Right, digunakan untuk memformat paragraf rata kanan. Melalui klik ikon , atau menggunakan shortcut CTRL + R.
Membuat spasi 1.0 atau spasi 1.15 atau spasi 1.5 dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut.
(1) Letakkan kursor di teks yang akan diberi spasi.
(2) Klik Line and Paragraf Spacing sehingga muncul tampilan berikut.
(3) Pilihlah spasi baris yang dinginkan, terdapat pilihan dari 1.0 sampai dengan 3.0. Untuk menyesuaikan spasi menjadi Single atau Double atau At least atau Exactly atau Multiple. Caranya dengan klik Line Spacing Option sehingga tampil kotak dialog sebagai berikut.
(4) Klik tombol OK.

Memformat spasi antara paragraf 1 dan paragraf 2 di atas dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.
(1) Posisikan kursor pada teks paragraf 1, atau setelah paragraf 1.
(2) Klik Line and Paragraf Spacing.
(3) Pilih Add Space After Paragraph untuk menambahkan spasi setelah paragraf 1.
Jika ingin menambah spasi sebelum paragraf 1 pilih Add Space Before.
(4) Secara otomatis akan tampil spasi setelah paragraf 1.
(5) Agar dapat menentukan spasi paragraf secara manual, klik Line Spacing Options atau klik pengaturan paragraf (Paragraf Setting).

(6) Tentukan spasi sebelum (Before) paragraf dan spasi setelah (After) paragraf. Klik tombol OK setelah selesai mengatur.

  1. Find Replace
    Microsoft Word menyediakan fitur Find dan Replace. Find digunakan untuk mencari kata atau frase, Replace digunakan untuk mengganti kata atau frase yang telah ditemukan.
    Menggunakan fitur find dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.
    (1) Pada tab HOME, klik Find (CTRL + F) di kelompok Editing.
    (2) Panel navigasi (Navigation) akan muncul di sebelah kiri area kerja Microsoft Word.
    (3) Ketik kata atau frase yang akan dicari di kotak pencarian navigasi, pada contoh ini digunakan untuk mencari kata “Simulasi Digital” dari dokumen yang sudah diberi heading

(4) Ketika pencarian sudah selesai, klik tanda silang (x) di samping kotak pencarian agar dapat keluar dari fitur ini.
(5) Jika hasil yang ditemukan banyak, dapat diganti dengan memanfaatkan fitur Replace dengan cara klik tanda panah.
(6) Kotak dialog Find and Replace akan muncul, kemudian ketik kata yang
dicari pada Find what dan ketik kata yang akan diganti pada Replace with.(7) Klik tombol Replace untuk mengganti hasil pencarian, atau pilih tombol Replace All untuk mengganti semua kata hasil pencarian.
(8) Jika ingin mengecek satu per satu sebelum mengubah hasil pencarian, gunakan tombol Find Next sehingga hasil akan ditampilkan satu per satu.
(9) Klik tombol More untuk memunculkan pilihan pencarian yang lebih khusus.

  1. Indentasi
    Indentasi adalah tampilan awal paragraf yang menjorok ke dalam. Indentasi dapat dilakukan dengan cara menekan tombol “Tab”. Secara otomatis , setiap kali menekan tombol “Tab”, kursor
    akan menjorok ke dalam sebanyak ½ inci atau 1,27 cm.
    Ada 4 penanda indentasi yang dapat diatur, yaitu seperti berikut.
    (1) First Line Indent marker, berfungsi untuk mengatur awal baris dalam setiap paragraf agar menjorok ke dalam.
    (2) Hanging Indent marker, berfungsi untuk mengatur awal baris pada semua baris setelah baris pertama dalam paragraf.
    (3) Left Indent marker, berfungsi untuk mengatur letak awal baris seluruh paragraf termasuk awal baris pertama.
    (4) Right Indent marker, berfungsi untuk mengatur jarak pada batas kanan paragraf.
  1. Tabel
    Tabel (table) adalah daftar berisi ikhtisar sejumlah (besar) data informasi, biasanya berupa kata-kata dan bilangan yang tersusun secara bersistem, urut ke bawah dalam lajur dan deret tertentu dengan garis pembatas sehingga dapat dengan mudah disimak.
    Membuat dan menyisipkan tabel dalam aplikasi pengolah kata dilakukan dengan langkah sebagai berikut.
    (1) Pilih tab INSERT.
    (2) Pilih Table.
    (3) Tentukan jumlah baris (row) dan kolom (column). Contoh di
    bawah ini menggunakan 3 baris (1, 2, 3) dan 4 kolom (A, B, C,
    D) sehingga menghasilkan 12 sel (cell).
  1. Ilustrasi
    Ilustrasi dikelompokkan dalam kelompok Illustrations, yang terdiri atas gambar (Pictures), gambar daring (Online Pictures), bentuk (Shapes), SmartArt, Grafik (Chart) maupun ilustrasi yang didapatkan dari screenshoot tampilan.

Menyisipkan ilustrasi ke dalam teks dapat dilakukan dengan cara berikut.
(1) Pilih tab INSERT.
(2) Pilih jenis ilustrasi yang diinginkan, yang terdiri atas:
(a) Pictures untuk menyisipkan ilustrasi berupa gambar dari komputer;
(b) Online Pictures untuk menyisipkan gambar dari situs internet;
(c) Shapes untuk menyisipkan berbagai bentuk (shapes), misalnya panah (arrows), kotak informasi (callouts), kotak (squares), bintang (stars), dan diagram alir (flowchart);
(d) SmartArt untuk menyisipkan grafik SmartArt, misalnya List, Process, Cycle, dan, Hierarchy;
(e) Chart untuk menyisipkan grafik, misalnya grafik batang (column), grafik garis (line), dan grafik lingkaran (pie);
(f) Screenshot untuk menambahkan screnshot.

  1. Kolom
    Dokumen dengan format lebih dari satu kolom banyak digunakan terutama pada majalah, jurnal, atau publikasi yang lain. Hal ini terkait dengan kenyamanan baca. Untuk menggunakan format kolom (Columns), kita dapat memilih penganturan kolom pada tab PAGE LAYOUT .
  1. Header dan Footer
    Header terletak di bagian atas setiap dokumen, sedangkan Footer di bagian bawah setiap dokumen. Header dan Footer biasanya digunakan untuk memberikan keterangan tambahan, misalnya: nama penulis, tanggal, nomor halaman, atau keterangan lainnya. Footer juga digunakan untuk menuliskan catatan kaki (footnotes).
    Menyisipkan Header atau Footer dilakukan dengan cara sebagai berikut.
    (1) Pilih tab INSERT
    (2) Klik Header atau Footer yang akan disisipkan
    (3) Pilih model header atau footer dari drop-down menu.
  1. Equation dan Symbol
    Equation adalah fasilitas pada Microsoft word untuk menuliskan rumus. Pemanfaatan equation dilakukan dengan cara berikut.
    (1) Pilih tab INSERT.
    (2) Klik Equation.
    (3) Ketika mengklik Equation, secara otomatis akan muncul tab DESIGN.

Apabila membutuhkan suatu simbol, tetapi tidak terdapat pada keyboard, lakukan langkah sebagai berikut.
(1) Klik Symbol hingga muncul tampilan simbol yang sering digunakan.
(2) Pilih salah satu simbol yang diperlukan atau klik More Symbols untuk mencari lebih lanjut. Misalnya Alpha + Beta.

  1. Table of Contents (TOC)
    TOC digunakan untuk membuat daftar isi pada sebuah dokumen/buku.
    Sebelum membuat TOC, tentukan dahulu Heading Style. Heading Style memberikan kemudahan untuk mengelompokkan judul per bagian pada tingkat kesejajaran.

Untuk membuat daftar isi, dapat memanfaatkan TOC dengan cara berikut.
a. Memilih Heading Style
(1) Arahkan kursor ke awal kalimat yang akan diberikan style. Pilih heading style di tab HOME. Klik kanan kemudian pilih Modify untuk melakukan modifikasi sesuai kebutuhan.
(2) Pilihlah format teks yang diinginkan, misalnya sebagai berikut.
Masukkan format teks pada kotak dialog Modify Style.
(3) Untuk menambahkan awalan judul I, II, III, …, awalan A, …, atau awalan 1, 2, 3 … sebelum nama bab atau subbab, pilih salah satu bentuk Multilevel List yang tersedia.
(4) Untuk menambahkan awalan BAB dapat memilih Define New Multilevel List.
(5) Jika ingin mengubah tampilan urutan level berdasarkan list level tertentu, pilihlah Change List Level.
(6) Untuk memeriksa HEADINGS yang sudah dibuat, pilih tab VIEW kemudian beri tanda centang pada Navigation Pane.

  1. Print
    Print merupakan fitur yang digunakan untuk mencetak dokumen. Namun, sebelum melakukannya, periksa dokumen terlebih dahulu melalui fitur print preview sebelum mencetak.

Mencetak dokumen dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.
(1) Pilih tab FILE kemudian klik Print, atau dapat menggunakan
tombol pintas CTRL + P.
(2) Tentukan printer yang akan digunakan untuk mencetak dokumen
(1). Selanjutnya, tentukan jumlah naskah yang akan dicetak.
(3) Pengaturan lanjutan atau Settings dapat dilakukan sebagai berikut.
(a)Print All Pages, untuk mencetak semua dokumen. Jika di klik akan tampil pilihan mencetak halaman yang diinginkan (Print Selection), mencetak hanya halaman yang tampil (Print Current Page), dan Custom Print untuk mencetak halaman tertentu atau halaman dengan jarak tertentu.
(b)Print One Sided, untuk mencetak satu sisi halaman. Jika di klik akan terdapat pilihan untuk mencetak dengan dua sisi halaman (Print on Both Side).
(c)Collated, untuk mencetak secara berurutan dengan format 1,2,3. Jika diklik akan muncul mencetak secara tidak berurutan dengan format 1,1,1.
(d)Portrait Orientation, orientasi vertikal. Jika ingin mencetak secara horisontal klik dan pilih Landscapae Orientation.
(e)Letter, jenis kertas yang digunakan. Jika di klik terdapat banyak jenis kertas.
(f) Normal Margins, ukuran margin.
(g)1 Page per Sheet, mencetak dengan posisi satu halaman per lembar. Jika di klik akan ada pilihan untuk mencetak lebih dari satu halaman per lembar, misalnya 2, 4, 6, 8, 16 halaman per lembar.
(4)Klik ikon Print.

  1. Mail Merge
    Mail merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word untuk mencetak beberapa surat (letters), amplop (envelopes), label, atau directory untuk dikirimkan ke banyak pihak.
    Untuk memanfaatkan fasilitas Mail Merge, diperlukan informasi yang disimpan dalam daftar (list), database, atau lembar sebar (spreadsheet).

Membuat mailing list dapat dilakukan dengan cara:
(1) Pilih tab MAILINGS.
(2) Pilih Select Recipients.
(3) Klik Use Existing List.
(4) Pilih berkas file Microsoft Excel yang telah dibuat, kemudian klik tombol Open.
(5) Pilih lembar (sheet) dari worksheet yang tersedia kemudian klik tombol OK.
(6) Periksa kembali data orang tua siswa dengan meng-klik Edit Recipient List hingga muncul kotak dialog Mail Merge Recipients. Klik tombol OK setelah data tersebut benar.
(7) Masukkan data orang tua sesuai dengan format yang diinginkan, dengan meng-klik Insert Merge and Field, sehingga menjadi seperti berikut.
(8) Klik Preview Result, untuk melihat hasil Mail Merge sebelum dicetak.
(9) Untuk mencetak dokumen, klik Finish & Merge kemudian pilih Print Dokumen.