Menerapkan logika dan operasi perhitungan data

Microsoft Excel merupakan salah satu perangkat lunak pengolah angka yang menjadi bagian dari aplikasi Microsoft Office. Perangkat lunak ini sering digunakan untuk mengerjakan perhitungan, menyimpan, mengatur, dan menganalisis informasi. Pemanfaatan perangkat lunak ini sangat
beragam, mulai dari membuat pengaturan budget bulanan, mencatat dan merinci neraca keuangan bisnis, ataupun mengelola data dengan jumlah sangat banyak untuk keperluan analisis statistik.
Berbeda dengan perangkat lunak pengelola kata, dokumen Excel terdiri atas kolom dan baris data, yang memuat sel data. Setiap sel dapat berisi teks maupun nilai angka yang dapat dihitung menggunakan formula.

  1. Baris dan Kolom
    Secara default, setiap tampilan baris dan kolom yang terdapat pada workbook akan memiliki tinggi dan lebar yang sama. Lebar dan tinggi sel dapat dimodifikasi sesuai teks yang dimasukkan.

Jika bekerja dengan sel yang lebih komplekss, dapat memanfaatkan fitur AutoFit yang secara otomatis mengatur lebar baris atau kolom. Perhatikan contoh berikut.
Untuk menggunakan fitur AutoFit, lakukan langkah berikut.
(1) Pilih kolom atau baris yang akan dijadikan otomatis. Pada contoh ini dipilih semua baris sel dengan cara blok karena semuanya akan dibuat otomatis.
(2) Pada tab Home, klik Format kemudian pilih AutoFit Column Width.

2. Memodifikasi Tinggi/ Lebar Semua Baris dan Kolom
Tinggi dan lebar setiap baris dan kolom dapat dilakukan pada waktu yang sama. Mengatur keseragaman tinggi baris, yang dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.

(1) Klik tombol Select All di bawah Name Box untuk
memilih semua.

(2) Arahkan kursor di antara nama baris sehingga muncul panah ganda.

(3) Klik dan tarik ke bawah untuk untuk menambah atau mengurangi tinggi baris, kemudian lepaskan mouse jika tinggi telah ditentukan. Tinggi baris akan berubah untuk seluruh worksheet.

(4) Dapat juga dilakukan hal yang sama untuk sebagian baris atau kolom dengan memilih baris/kolom yang akan diubah sebelum mengubah tinggi/lebarnya.

(5) Untuk mendapatkan posisi teks yang sama, pilih jenis rata teks yang disediakan di kelompok Alignment. Misalnya dipilih “Middle Align” dan “Align Left” pada kolom nama.

3. Font, Cell Border, dan Styles
Batas sel (cell border) dapat ditambahkan ke dalam teks yang diketikkan pada lembar kerja.
Untuk membuat tampilan tabel seperti contoh di atas, lakukan langkah berikut.
(1) Posisikan kursor di sel B2, ketik teks “Daftar Siswa Teladan”.
(2) Gunakan tombol ALT + Enter untuk memindahkan kursor di bawah pada Excel.
(3) Ketik teks “SMK Pembangunan Bangsa” dan tekan tombol Enter.
Maka teks yang akan ditampilkan pada Formula bar hanya “Daftar
Siswa Teladan” karena sel berubah ke mode Wrap Text.
(4) Blok sel B2 hingga F2.
(5) Pilih Merge & Center untuk menggabungkan sel menjadi satu. Aturlah tinggi sel yang telah digabung agar enak dipandang.
(6) Pilih Fonts “Times New Roman”, ukuran “11”, bentuk tebal “B”, dan pilih warna Green, Accent 6, Darker 25%.
(7) Selanjutnya buatlah border dengan cara sebagai berikut.
(a) Blok sel yang ingin ditambahkan border. Klik Borders pada tab Home, maka akan muncul drop down menu. Pilih border style yang diinginkan, misalnya All Borders.
(b) Tambahkan style dengan memilih pada kelompok Styles, misalnya dipilih 20% – Accent6.

4. Format Nomor
Format ini memberi tahu jenis data apa yang digunakan, misalnya: tanggal, waktu, persentase (%), mata uang (IDR), dan sebagainya.
Ketika melakukan pemformatan angka, Spreadsheet (Excel) akan diberi tahu jenis nilai apa yang disimpan di dalam sel. Misalnya, format tanggal memberi tahu Spreadsheet (Excel) bahwa Anda memasukkan tanggal kalender.

  1. Multiple Worksheets
    Ketika bekerja dengan sejumlah besar data, kita dapat membuat beberapa lembar kerja untuk membantu mengatur buku kerja dan membuatnya lebih mudah untuk menemukan konten. Lembar kerja juga dapat dikelompokan agar dapat menambahkan informasi dengan cepat ke beberapa lembar kerja sekaligus.

a. Menambah Baru
Menambah lembar kerja baru dapat dilakukan dengan klik tombol New Sheet yang berada di sebelah kanan lembar kerja.
b. Menyalin Lembar Kerja
Menyalin lembar kerja yang sudah ada dilakukan dengan cara berikut.
(1) Klik kanan dan pilih Move or Copy.
(2) Maka akan muncul kotak dialog Move or Copy, pilih lokasi akan ditempatkan. Pada contoh ini sheet yang baru akan ditempatkan sebelum
sheet 4. Kemudian, beri tanda centang pada Create a copy.
(3) Klik tombol OK.

c. Memindahkan Lembar Kerja
Jika sheet yang telah dibuat kurang sesuai dengan keinginan, sheet dapat dipindahkan dengan melakukan geser (drag) ke posisi yang diinginkan. Misalnya, menggeser slide maret yang sebelumnya setelah Sheet4 menjadi setelah Sheet Februari.

  1. Formula
    Sama seperti kalkulator, Excel dapat menambah, mengurangi, mengalikan, dan membagi.
    Excel menggunakan standar operator rumus, seperti tanda plus (+) untuk penambahan, tanda minus (-) untuk pengurangan, tanda bintang (*) untuk perkalian, garis miring (/) untuk pembagian, dan sebuah tanda sisipan (^) untuk eksponen. Semua rumus harus dimulai dengan tanda sama dengan (=). Hal ini karena sel berisi rumus dan nilai yang akan dihitung.

Untuk menghitung perhitungan di atas, lakukanlah langkah berikut.
(1) Ketik angka pertama (3, 8, 2, 6) di kolom A, ketik angka kedua (5, 4, 6, 3) di kolom B.
Khusus untuk pemakaian eksponen dijadikan satu pada kolom A.
(2) Ketik tanda sama dengan (=) di kolom C.
(3) Klik sel yang akan dihitung pada kolom A, misalnya sel A1.
(4) Gunakan simbol yang sesuai pada operator yang digunakan.
(5) Klik sel yang akan dihitung pada kolom B, misalnya sel B1.
(6) Tekan tombol Enter.

  1. Rumus Kompleks
    Rumus sederhana adalah ekspresi matematika yang berisi satu operator, seperti 4+7. Rumus kompleks adalah rumus yang berisi beberapa operator matematika, seperti 4+ 6*7. Dalam rangka menghitung rumus yang kompleks, perlu dipahami urutan operasi sebagai berikut.
    a. Operasi yang diapit tanda kurung (…).
    b. Perhitungan eksponensial.
    c. Perkalian dan pembagian, mana saja yang lebih dahulu.
    d. Penambahan dan pengurangan, mana saja yang lebih dahulu.
  1. Fill Handle
    Rumus juga dapat disalin ke sel yang berdekatan menggunakan fitur fill handle, yang dapat menghemat banyak waktu dan usaha jika ingin melakukan perhitungan yang sama dalam beberapa kali pada lembar kerja. Fill handle adalah kotak kecil di sudut kanan bawah sel yang dipilih.
  1. Relative dan Absolute Cell References
    Referensi relatif (relative) dan referensi mutlak (absolute) berbeda cara kerjanya ketika disalin dan diisi dengan sel lainnya. Referensi relatif akan berubah ketika formula disalin ke sel lain.
    Sebaliknya, referensi mutlak tetap konstan tidak peduli di mana mereka akan disalin.
    a. Referensi Relatif
    Secara default, semua referensi sel adalah referensi relatif. Ketika disalin di beberapa sel, mereka berubah berdasarkan posisi relatif baris dan kolom.
    Dapat disimpulkan bahwa referensi relatif sangat baik digunakan jika ingin mengulang perhitungan yang sama di beberapa baris atau kolom.
    b. Referensi Mutlak
    Gunakan referensi mutlak untuk menjaga baris dan / atau kolom tetap konstan. Referensi mutlak digunkan dengan penambahan tanda dolar ($). Tanda ini dapat diletakkan sebelum
    referensi kolom, sebelum referensi baris, atau keduanya.
  1. Fungsi
    Fungsi (function) adalah rumus yang telah ditetapkan untuk melakukan perhitungan dengan menggunakan nilai-nilai tertentu dalam urutan tertentu. Excel memiliki banyak fungsi umum
    yang dapat digunakan agar cepat menemukan jumlah (sum), rata-rata (average), perhitungan (count), nilai maksimum (max), dan nilai minimum (min) pada berbagai sel.
    a. Bagian-Bagian Fungsi
    Sintak dasar untuk fungsi adalah tanda sama
    dengan (=), nama fungsi (misalnya SUM), dan satu
    atau lebih argumen. Argumen berisi informasi yang
    ingin dihitung. Argumen dapat merujuk pada sebuah sel atau rentang sel, dan harus ditutup dengan tanda kurung.
    Jika ingin menggunakan beberapa argumen pisahkan
    dengan koma.
    b. Menggunakan Fungsi
    Terdapat berbagai fungsi yang tersedia di Excel. Berikut adalah beberapa fungsi yang paling umum yang akan digunakan.
    (1) SUM: Fungsi ini menambahkan semua nilai dari sel-sel dalam argumen.
    (2) AVERAGE: Fungsi ini menentukan nilai rata-rata yang ada dalam argumen, dengan cara menghitung jumlah dari sel-sel kemudian membagi nilai tersebut dengan jumlah sel dalam argumen.
    (3) COUNT: Fungsi ini menghitung jumlah sel dengan data numerik dalam argumen.
    (4) MAX: Fungsi ini menentukan nilai sel tertinggi yang terdapat dalam argumen.
    (5) MIN: Fungsi ini menentukan nilai sel terendah yang terdapat dalam argumen.
    Untuk menggunakan rumus di atas, ketik secara langsung atau menggunakan fitur AutoSum yang terdapat pada tab Home atau tab Formulas.
  1. Freeze Panel dan View Option
    Program excel mencakup beberapa alat yang dapat mempermudah untuk melihat konten dari berbagai bagian lembar kerja pada saat yang sama, termasuk kemampuan untuk membekukan panel (freeze panes) dan membagi (split) lembar kerja.
  1. View Option
    Excel memiliki pilihan tambahan untuk membuat lembar kerja lebih mudah untuk dilihat dan dibandingkan. Untuk memilih tampilan tersebut klik tab View, dan pilih mode yang diinginkan. Misalnya, buka jendela baru (New Window) untuk membukan jendela baru pada buku kerja atau membagi lembar kerja ke panel terpisah (Split).
  1. Sorting Data
    Lembar kerja dapat dengan cepat diatur ulang dengan mengurutkan
    (sorting) data. Misalnya, ingin mengatur daftar informasi kontak berdasarkan nama lengkap. Konten dapat diurutkan berdasarkan abjad, numerik, dan dengan banyak cara lain.
    Jenis pengurutan terdiri dari dua bagian sebagai berikut.
    a. Pengurutan Sheet
    Pengurutan sheet akan mengatur semua data di lembar kerja berdasarkan satu kolom. Informasi terkait di setiap baris akan diurutkan bersama ketika pengurutan diterapkan.
    b. Pengurutan Range
    Pengurutan range akan mengurutkan data dalam rentang sel, yang akan sangat membantu ketika mengerjakan lembar yang berisi beberapa tabel. Pengurutan range tidak akan mempengaruhi konten lainnya pada lembar kerja.
  1. Filtering Data
    Filter dapat digunakan untuk mempersempit data dalam lembar kerja, sehingga dapat melihat hanya informasi yang dibutuhkan.
    Perhatikan contoh melakukan filter untuk mendapatkan data peserta yang telah melunasi pembayaran pemesanan kaos. Setelah itu data diurutkan berdasarkan tanggal lama hingga tanggal terbaru pada tanggal pembayaran.
  1. Group dan Subtotal
    Excel dapat mengatur data ke dalam kelompok/grup (group), sehingga dapat dengan mudah menampilkan dan menyembunyikan bagian tertentu dari lembar kerja. Untuk meringkas kelompok yang
    berbeda dapat menggunakan perintah subtotal dan membuat garis besar pada lembar kerja.
    a. Mengelompokkan Baris atau Kolom
    Baris atau kolom dapat dikelompokkan agar memudahkan dalam mengelola konten.
    b. Membuat Subtotal
    Bila membuat subtotal, lembar kerja akan dibagi ke dalam beberapa tingkatan. Antartingkatan ini dapat dialihkan agar dapat mengontrol dengan cepat berapa banyak informasi yang ditampilkan di lembar kerja dengan mengklik tombol Level di sebelah kiri
    lembar kerja.
  1. Tabel
    Tabel digunakan untuk meningkatkan tampilan dan nuansa dari buku kerja, membantu mengatur konten, dan membuatnya menjadi lebih mudah digunakan. Excel memiliki beberapa alat dan gaya tabel yang telah ditetapkan, yang memungkinkan untuk membuat tabel dengan cepat dan mudah.
  1. Grafik dan diagram
    Penyajian dalam bentuk grafik/diagram (chart) memungkinkan untuk menggambarkan lembar kerja secara grafis, yang membuat mudah dalam memvisualisasikan perbandingan dan tren.
    Proses pembuatan grafik dapat dibagi menjadi 4 tahap, yaitu 1) menentukan data yang ingin disampaikan, 2) mengatur data, 3) menyiapkan grafik, 4) format diagram. Hal yang paling penting adalah mengetahui dengan jelas alasan dan tujuan membuat diagram/grafik, lalu memilih jenis diagram/grafik yang sesuai. Setidaknya terdapat 6 alasan umum sebagai
    pertimbangan dalam menyajikan data dalam bentuk diagram/grafik. Alasan – alasan tersebut adalah untuk:
    1) melakukan perbandingan data;
    2) menunjukkan distribusi data;
    3) menjelaskan bagian dari keseluruhan;
    4) menunjukkan kecenderungan dari waktu ke waktu;
    5) mengetahui penyimpangan; dan
    6) memahami hubungan antara data yang satu dengan lainnya.

a. Grafik Kolom
Grafik kolom menggunakan batang vertikal untuk merepresentasikan data. Grafik jenis ini dapat bekerja dengan berbagai jenis data, juga yang paling sering digunakan untuk membandingkan informasi.

b. Grafik Garis
Grafik garis ideal untuk menampilkan tren. Terdapat titik data saling yang terhubung dengan garis-garis, yang membuat mudah untuk melihat apakah nilai meningkat atau menurun dari waktu ke waktu. Perhatikan gambar berikut.

c. Diagram Pie
Diagram pie mempermudah dalam membandingkan proporsi. Setiap nilai ditampilkan seperti sepotong kue, sehingga mudah untuk melihat nilai-nilai yang membentuk persentase keseluruhan. Jenis ini hanya menerima sebuah data series.

d. Diagram Batang
Diagram batang hampir seperti grafik kolom, namun jenis ini menggunakan batang horizontal sedangkan grafik kolom menggunakan batang vertikal.

e. Grafik Area
Grafik area menyerupai grafik garis, kecuali daerah bawah garis yang terisi.

f. Grafik Permukaan

Grafik permukaan memungkinkan untuk menampilkan data pada tampilan 3 dimensi. Grafik ini sangat tepat digunakan untuk data dalam skala besar, yang memungkinkan untuk melihat berbagai informasi pada saat yang sama.

  1. Conditional Formatting
    Serupa dengan grafik, format bersyarat (conditional formatting)
    menyediakan cara lain untuk memvisualisasikan data dan membuat lembar kerja lebih mudah untuk dipahami.
    Format bersyarat menerapkan pemformatan seperti warna, ikon, dan data bar pada satu sel atau lebih berdasarkan nilai sel. Untuk melakukan ini, harus membuat aturan format bersyarat.